プライバシーポリシー

個人情報保護に対する基本方針

株式会社西武ホールディングスはプリンスポイントプログラム（以下、「本プログラム」という）および本プログラムに関連して行うキャンペーン、アンケート等（以下、「本プログラム等」という）にて取扱う個人情報の保護に対する基本方針を下記の通り定めるとともに、個人情報保護の実施ならびに継続的な改善を行うものとします。
なお、本プログラム等における個人情報保護管理責任部署は西武プリンスクラブデスク（以下、「当デスク」という）とします。

1.個人情報の取扱い

1. 当デスクが入会申込者およびキャンペーン、アンケートへの登録者並びに会員（以下「会員等」という）から、入会申込みや登録を含む当社および後記表示の西武グループ各社並びに加盟店（以下、「加盟店等」という）との本プログラム等に関するすべての取引（以下「本取引」という）のために収集･保有する個人情報（以下「個人情報」という）は次のとおりとします。
   1. 所定の入会申込書に会員等が記載した会員等の氏名、生年月日、性別、住所、電話番号等、会員等が申告した事項
   2. 会員サイトやキャンペーンサイト等のWEB登録やアンケート等により会員等が申告したメールアドレス等の情報
   3. 本取引に関する利用履歴
2. 当デスクは個人情報を必要な保護措置を講じたうえで、加盟店等と次の目的のために共同利用いたします。
   1. 加盟店等におけるポイントの付与および会員カードに付帯するサービスの提供
   2. 加盟店等の営業情報･商品情報等の各種ご案内の送付もしくは送信
   3. 加盟店等が取り扱う商品･サービスに関する商品開発･市場調査等への利用
   4. 加盟店等から会員等への取引上必要な連絡および取引内容の確認
   5. 加盟店等における会員等からのお問合せやご意見･ご要望への対応
3. 会員等より同意を得た範囲内で当デスクおよび加盟店等が個人情報を利用している場合であっても、会員等からの申し出により、当デスクおよび加盟店等は業務運営上支障が無い範囲内で利用を中止するものとします。
   なお、入会の際にご提出いただいた入会申込書等は必要な作業が終了した時点で適切な方法にて廃棄処分させていただきます。
   そのため、ご提出いただいた書類の返却は一切いたしませんのでご了承ください。

2.保有個人データの開示･訂正･削除

1. 会員等は、当デスクに対して会員に関して当デスクが保有する自己に関する個人情報を開示するよう請求できます。
   会員等が当デスクの保有する自己に関する個人情報の開示･訂正･削除等を求める場合には、後記記載のお問合せ窓口に請求をしてください。
   開示請求手続きについては、次章の「個人情報の開示等のお手続き」をご参照ください。
2. 個人情報の開示･訂正･削除等のご請求に対しては原則として書面により回答いたします。
   この場合、当デスクの定める手数料をご負担いただきます。

3.利用目的の追加･変更

当デスクと加盟店等では、個人情報を、通知又は公表した目的の範囲内で利用いたします。
目的の範囲を超えて利用する場合には、その旨会員等にお知らせいたします。

4.管理体制の整備

1. 当デスクでは、個人情報の紛失･破壊･改ざんおよび漏えいを防ぐため、個人情報を適切に管理するための体制を整備いたします。
   また、法的な要請や行政官公庁に協力する場合等、特別な理由のない限り会員等の同意無く第三者に開示･提供いたしません。
2. 当デスクでは、個人情報の全部または一部を、第三者へ提供あるいは共同利用するときは、会員等のご承諾をいただいたうえで実施します。
   その場合、当デスクと同様に法令等に従って適正な個人情報保護管理を行うように契約により義務づけます。
3. 当デスクでは公表した利用目的の範囲内で個人情報の取扱い業務を第三者に委託する場合があります。
   この場合、委託先へは当デスクと同様に法令等に従って適正な管理を行うように契約により義務づけるとともに、適切な個人情報保護管理の監督に努めます。
4. 当デスクでは、個人情報の取扱いに関する社員･スタッフ教育を実施するなど個人情報の適切な管理に努めます。
5. 当デスクは、個人情報保護に関する法令、規範等を遵守するとともに、個人情報保護に関する内部規程に準じて行動いたします。
6. 当デスクは、社会情勢の変化にあわせ、個人情報保護の内部規程および管理体制を継続的に見直し、その改善に努めます。
7. 当デスクは、個人情報に関する会員等の権利を尊重し、会員等の個人情報に対し、開示、訂正、削除などを求められたときは、合理的な期間、妥当な範囲内でこれに応じます。
   手順は、下記の「個人情報の開示等のお手続き」をご覧ください。

5.お問合せ窓口

当デスクが収集･保有する個人情報に関するお問合せは、下記のお問合せ窓口までお申し出ください。

会員等が本人の個人情報の利用目的通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止（以下、「開示等」という）を希望される場合、次の手順によりご請求いただきますよう、よろしくお願いします。

1.開示等の対象となる保有個人データ

開示等の対象となる保有個人データは、会員の住所、氏名などの基本情報、当デスクの利用目的のほか、保有個人データに含まれかつ当デスクが収集し、現に保有しているものに限定いたします。

2.開示等のご請求先およびお問合せ先

3.開示等のご請求に際してご提出いただく書面･様式（以下、「請求書」という）等

開示等をご請求される場合は、当デスク指定の様式による請求書と、本人確認のために必要な証明書のコピーをご用意いただきます。

請求書は、下記の「A．当デスク所定の請求書」にある中からご希望のものを選んでいただき、ダウンロードおよび印刷をしてください。なお、印刷をしていただけない場合は、上記の「個人情報お問合せ窓口」にご請求いただければ、郵送いたします。
本人自身が必要事項にご記入のうえ捺印してください。
なお、代理人によるご請求の場合は、本人の住所、氏名に並べて、個人情報保護に関する法律（以下、「法」という）第29条3項に規定されている代理人（以下、「代理人」という）の住所、氏名を代理人がご記入し捺印をお願いいたします。

本人確認のために必要な書類は、下記の「B．本人確認のための書類」にある中から選び、本人の写真付き身分証明書であれば1点、写真がない身分証明書は2種類をご用意していただきコピーしてください。写真付き身分証明書は、写真が判別できるようにコピーをお願いいたします。

利用目的または開示のご請求の場合は、手数料700円分の郵便切手を同封してください。
本人限定受取郵便により通知いたします。

以上の必要書類を同封のうえ、上記の当デスク「個人情報お問合せ窓口」宛てに、封筒に朱書きで「個人情報開示等書類在中」とお書き添えいただき、郵送によりご請求ください。
なお、ご郵送の際には、より安全な書留郵便のご利用をお勧めします。
受付は郵送のみとさせていただきます。
西武グループの各事業所等に直接ご来社いただいてもお受けいたしかねますのであらかじめご了承ください。

• ※コピー代、本人確認書類の取得費、お送りいただく書類の郵送料などの経費は、すべてお客さまの負担とさせていただきます。
• ※開示等の請求に際してご提出いただいた書面等（本人確認書類を含む。以下、「申請書類」という）はご返却いたしませんので、あらかじめご了承ください。

A.当デスク所定の請求書

• 個人情報利用目的通知請求書
• 個人情報開示請求書
• 個人情報訂正等請求書
• 個人情報利用停止請求書

• ※各請求書の所定の項目に未記入、誤記入または不鮮明な箇所等があった場合、その他記載や添付必要書類の不備があった場合には、本人もしくは代理人の確認ができないことがあります。
  その際は請求書にご記入いただいた連絡先に当デスクからご連絡し、ご確認をさせていただきます。
  なお、ご連絡開始から2週間以内に、確認がいただけなかったり再度のご提出（未着の場合も含む）がない場合は、開示等のご請求がなかったものとさせていただきます。
  ご提出いただいた書面等一式を本人限定受取郵便にてご返却いたします。
  この場合、手数料はお返しいたしませんのであらかじめご了承ください。

B.本人確認のための書類

いずれも本人の氏名、住所、生年月日の記載がある部分のコピーをお願いいたします。
なお、氏名や住所、生年月日を除き、「本籍地」、「診療録」などご本人確認に必要がない記載がある場合は、その部分を紙などで隠してコピーしてください。
なお、記載内容に訂正がある場合は、訂正内容も含んだコピーをお願いします。
（例：運転免許証の裏面など）

いずれか1点でよいもの（写真付き公的身分証明書で有効期限内のもの）

• 運転免許証
• 旅券（パスポート）
• 写真付き住民基本台帳カード

2種類ご用意いただく必要があるもの（写真のない公的身分証明書等で有効期限内のもの）

• 戸籍抄本
• 住民票の写し（発行日から3ヶ月以内のもの）
• 介護保険の被保険者証
• 各種保険の被保険者証
• 国民年金手帳
• 恩給証書
• 外国人登録票の写し
• 写真付き職員証（生年月日の記載があるもの）
• 写真付き学生証（生年月日の記載があるもの）
• 勤務先等証明書（生年月日の記載があるもの）

• ※転居等により、本人の現住所と当デスクの登録住所が異なっている場合は、転居の履歴がわかる住民票の添付をお願いします。
• ※本人確認書類が同封されていない、または本人確認資料に不鮮明な箇所があるなどの場合は、本人の確認ができない場合があります。
  その際は請求書にご記入いただいたご連絡先に当デスクからご連絡し、ご確認させていただきます。
  なお、ご連絡開始から2週間以内に、確認がいただけなかったり再度のご提出（未着の場合も含む）がない場合は、開示等のご請求がなかったものとさせていただきます。
  ご提出いただいた書面等一式を本人限定受取郵便にてご返却いたします。

4.代理人による開示等請求の場合

開示等のご請求をする方が、本人の法定代理人、または本人が委任した代理人である場合は、上記「A．当デスク所定の請求書」に加えて、下記の書類（CまたはD）をご同封ください。

C.法定代理人の場合

C-1.未成年者の法定代理人の場合

• 当デスク所定の届出書1通
  （ダウンロードのうえ、印刷してご利用ください。または第2条記載の「個人情報お問合せ窓口」にご請求いただければ、郵送いたします。）
• 法定代理権があることを確認するための書類
  本人の親権者の場合 本人の戸籍抄本、住民票 1通
  本人の未成年後見人の場合 本人の戸籍抄本、住民票 1通
• 未成年者の法定代理人本人であることを確認するための書類
  （上記「B．本人確認のための書類」と同様）1式

C-2.成年被後見人の法定代理人の場合

• 当デスク所定の届出書1通
  （ダウンロードのうえ、印刷してご利用ください。または第2条記載の「個人情報お問合せ窓口」にご請求いただければ、郵送いたします。）
• 後見登記等に関する法律第10条に規定する登記証明事項証明書
• 成年被後見人の法定代理人本人であることを確認するための書類
  （上記「B．本人確認のための書類」と同様）1式

D.委任による代理人の場合

• 当デスク所定の委任状1通
  （ダウンロードのうえ、印刷してご利用ください。または第2条記載の「個人情報お問合せ窓口」にご請求いただければ、郵送いたします。）
• 委任による代理人本人であることを確認するための書類
  • ※当デスクからの開示等の結果を代理人が受け取る場合は、委任状に「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨をご記入願います。
    この場合は、委任状には本人の実印を押印し、本人の印鑑証明書もご提出いただきます。
    開示結果の受領権限を委任する旨のご記入、実印の押印、印鑑証明書の提出のすべてがない場合、当デスクは開示等の結果を本人に対して行うことをあらかじめご了承ください。
• 代理人本人であることを確認するための書類（上記「B．本人確認のための書類」と同様）1式
  • ※代理権確認の資料（代理人の本人確認資料も含む）の不足または不備により手続きができない場合は、本人もしくは代理人の確認ができないことがあります。
    その際は請求書にご記入いただいたご連絡先に当デスクからご連絡申しあげて確認させていただきます。なお、ご連絡開始から2週間以内に確認がいただけなかったり再度のご提出（未着の場合も含む）がない場合は、開示等のご請求がなかったものとさせていただきます。
    ご提出いただいた書面等一式を本人限定受取郵便にてご返却いたします。
    この場合、手数料はお返しいたしませんのであらかじめご了承ください。
  • ※開示等の結果の送付先として指定できるのは、本人または開示請求した代理人のみです。
    なお、代理人を受領者とした場合、事由の如何を問わず、開示等の結果を本人が受け取ることができなかったときは、当デスクは何らの責を負いかねます。

5.開示等のご請求に関する郵送費およびその受け渡し方法

A.開示請求または利用目的の通知のご請求の場合

手数料 1回のご請求ごとに、700円分の郵便切手を申請書類に同封してください。

• ※開示等のご請求に関する手数料を変更させていただくことがあります。
• ※手数料が不足していた場合または同封されていなかった場合は、請求書にご記入いただいた連絡先に当デスクからご連絡申しあげて確認させていただきます。

なお、ご連絡開始から2週間以内に確認がいただけなかったり再度のご提出（未着の場合も含む）がない場合は、開示等の請求がなかったものとさせていただきます。
ご提出いただいた書面等一式を本人限定受取郵便にてご返却いたします。
この場合、手数料はお返しいたしませんのであらかじめご了承ください。

B.訂正請求および利用停止請求の場合

保有個人データを特定していただいたうえで、訂正および利用停止をご請求いただく場合、手数料は不要です。
保有個人データを特定できない場合は、まず開示請求の手続きにより、訂正または利用停止等をご請求される保有個人データを特定していただきます。

6.開示等請求に対する回答方法

利用目的または開示のご請求の場合は、請求書に記載していただいた住所宛に、本人限定受取郵便により書面で回答させていただきます。
訂正等や利用停止のご請求の場合は、請求書に記載していただいた希望の連絡方法により回答させていただきます。
なお、開示等手続き開始からご回答までは、2週間程度のお時間をいただきます。
また、窓口の混雑その他、当デスクの業務上特段の事情がある場合は、ご回答までにそれ以上のお時間がかかる場合もありますので、あらかじめご了承ください。
なお、上記により当デスクが書面による回答を送付した後に、郵便事故で未着等が発生した場合は、当デスクの責に帰すべき事由による場合を除き、当デスクは何らの責任を負いませんので、あらかじめご了承ください。

7.開示等請求に対する不開示について

次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記してご通知申しあげます。なお、不開示の場合についても手数料はお返しいたしませんのであらかじめご了承ください。

• 請求書に記載されている住所､本人確認のための書類に記載されている住所､当ﾃﾞｽｸの登録住所が一致しない場合等本人からの請求であることが確認できない場合
• 代理人による請求に際して､代理権が確認できない場合
• ご提出いただいた申請書類に不備があった場合
  (不備があり､こちらからご連絡しても再度のご提出いただけなかった場合も含みます｡)
• 開示の請求をいただいた個人情報が法に規定する｢保有個人ﾃﾞｰﾀ｣に該当しない場合
• 本人または第三者の生命､身体､財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 当ﾃﾞｽｸの業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 他の法令に違反することとなる場合

8.開示等請求に関して当デスクにいただいた個人情報の「利用目的」について

開示等請求のためにご提出いただいた請求書、本人確認書類等の個人情報は、開示等のご請求に対する本人とのご連絡、ご確認、開示等のご請求に必要な範囲のみで取扱います。
ご提出いただいた本人確認書類は、受取より当デスクにて3年間保管させていただきます。
保管期間が経過した後、すみやかに適切な手段により消去いたします。

2019年10月1日改定